Сотрудник потерял жд билет как провести авансовый отчет

Как оформить возврат суммы от сдачи жд билетов в 1с купленные через подотчетное лицо

Сотрудник потерял жд билет как провести авансовый отчет

Кроме того, в Положении о материальном стимулировании высших менеджеров установлена обязанность работодателя обеспечить их служебным автомобилем. Учитывая вышеизложенное, суд пришел к выводу, что расходы на проезд работника на такси в месте командировки могут быть включены в состав прочих расходов.

Авансовый отчет при возврате билетов

НДС со стоимости ж/д билетов заношу в мае в книгу покупок и ставлю к вычету. Но один билет из 7 пришлось вернуть, получилось это уже 01.06. На возврат агентство выдало квитанцию, в которой написана сумма возврата 1356-30, но нет никакого упоминания об НДС и квитанцию за оформление возврата 200 руб. Ну и возврат подотчетному лицу наличными 1156-30.

Согласно положениям п. 7 ст.

171 НК РФ организация имеет право на вычет, в том числе по расходам на командировки (проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения). На основании п. 1 ст. 172 НК РФ одним из условий применения вычетов сумм НДС, предъявленных налогоплательщикам при приобретении услуг, является принятие оказанных услуг на учет.

Отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с возвратом подотчетным лицом билета и остатка неиспользованных сумм в кассу организации

Организация является плательщиком НДС, был заключен договор с контрагентом, осуществляющим реализацию и доставку ж/д билетов. Через контрагента был приобретен ж/д билет сотруднице для поездки в командировку. Билеты доставили, их оплатили в безналичном порядке, получен акт выполненных работ.

Но перед командировкой обстоятельства изменились, сотрудница сдала имеющиеся билеты в кассу ж/д вокзала, получила наличные деньги. Возврат билета был произведен с ведома руководства организации. Затем ей приобрели новые билеты уже в другой город, опять через контрагента в безналичном порядке.

28 сентября эксперты нашего издательства провели интернет-конференцию «Подотчет и наличные расходы».

Из заданных вопросов видно, что бухгалтеров интересуют как «вечнозеленые» темы (в частности, отношение налоговиков к выдаче под отчет сверхлимитной выручки), так и специфические (например, составление авансовых отчетов при оплате билетов для командированных с личной карты директора). Предлагаем вашему вниманию ответы на наиболее интересные вопросы участников конференции.

Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков

  • сотруднику, купившему билеты, были выданы деньги в подотчет — он может приложить к своему авансовому отчету оба билета (как свой, так и билет своего коллеги);
  • деньги под отчет не выдавались — сотрудник, купивший билет, должен написать заявление на возмещение расходов и приложить к нему билеты.

Косвенно определение понятия такого объекта учета, как денежные документы, дано в Инструкции по применению плана счетов, утвержденной приказом Минфина от30.10.2000 № 94н (далее — Инструкция 94н).

В описании счета 50 Инструкции 94н указано, что на субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются марки (почтовые, вексельные, госпошлины), оплаченные авиабилеты и иные денежные документы, которые имеются у предприятия.

Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)

При разработке регистров учета для денежных документов необходимо отразить все их существенные параметры в отдельных графах. При этом специализированные программы для ведения бухучета, как правило, имеют в своем функционале подобные регистры, и бухгалтеру достаточно просто занести в них все необходимые для учета сведения из денежных документов.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.

2000 N 94н, на субсчете 50-3 “Денежные документы” к счету 50 “Касса” учитываются, в частности, находящиеся в кассе организации оплаченные железнодорожные билеты в сумме фактических затрат на их приобретение (без учета НДС).

Получение железнодорожных билетов от фирмы, занимающейся их продажей, отражается записью по дебету счета 50, субсчет 50-3, в корреспонденции с кредитом счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”. При этом сумма НДС, предъявленная фирмой при продаже билета, отражается по дебету счета 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям” в корреспонденции со счетом 60.

Для целей налогообложения прибыли согласно п.1 ст.252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) организацией. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Источник: https://urist-piter.ru/vozvrat-i-obmen-tovara/kak-oformit-vozvrat-summy-ot-sdachi-zhd-biletov-v-1s-kuplennye-cherez-podotchetnoe-litso

Каким образом отразить сумму по неиспользованному билету, в том числе сумму НДС, в бухгалтерском и налоговом учете? Необходимо ли удержать НДФЛ с подотчетного лица?

Сотрудник потерял жд билет как провести авансовый отчет

Напряженный график не позволяет посещать мероприятия по повышению квалификации?Мы нашли выход!

Консультация предоставлена 26.08.2015 г.

При представлении оправдательных документов по командировке подотчетным лицом был представлен в числе документов железнодорожный билет, не использованный по причине опоздания на поезд.

Автомобиль (такси), на котором командированный работник добирался до железнодорожного вокзала, вышел из строя в пути следования, что стало причиной опоздания работника на поезд.

Далее возникла необходимость приобрести новый проездной документ, при этом неиспользованный проездной документ сдать не удалось. Руководством принято решение о возмещении данных расходов подотчетному лицу.

Каким образом отразить сумму по неиспользованному билету, в том числе сумму НДС, в бухгалтерском и налоговом учете? Необходимо ли удержать НДФЛ с подотчетного лица?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Организация в рассматриваемой ситуации:

1) не вправе принять к вычету, равно как и отразить в составе расходов в налоговом учете, сумму НДС, выделенную в приобретенном и не использованном работником железнодорожном билете;

2) на дату утверждения авансового отчета сможет отразить в бухгалтерском учете в составе расходов по обычным видам деятельности компенсируемую работнику стоимость приобретенного и не использованного им билета, включая НДС;

3) на дату утверждения авансового отчета при выполнении требований п. 1 ст. 252 НК РФ сможет отразить в налоговом учете в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, компенсируемую работнику стоимость приобретенного и не использованного им билета, без учета НДС;

4) не должна удерживать НДФЛ при выплате работнику компенсации за не использованный им билет.

Обоснование позиции:

Правовые аспекты

На основании ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с ней расходов.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации-работодателя (ст. 168 ТК РФ).

НДС

В силу п.п. 1, 7 ст.

 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму исчисленного НДС на суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. При этом из письма ФНС России от 21.05.2015 N ГД-4-3/8565@ следует, что требование об учете произведенных расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль актуально и в отношении расходов на командировки.

Одним из обязательных условий для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, является принятие на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав (абзац второй п. 1 ст. 172 НК РФ). Данное положение распространяется и на суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки.

Таким образом, вычеты сумм НДС, выделенных в железнодорожном билете, приобретенном командированным работником, возможны только тогда, когда услуги по перевозке будут оказаны, а соответствующие расходы приняты на учет.

Железнодорожный билет сам по себе удостоверяет лишь заключение договора перевозки пассажира (п. 2 ст. 786 ГК РФ), но не факт оказания услуги по перевозке. В связи с этим считаем, что организация в рассматриваемой ситуации не сможет принять к вычету выделенную в не использованном работником железнодорожном билете сумму НДС.

Официальных разъяснений по данному вопросу нами не обнаружено. Иную позицию организация должна быть готова отстаивать в суде. При этом из постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.01.

2009 N 09АП-17459/2008 следует, что наличие у налогоплательщика использованных проездных билетов не является обязательным условием для вычета НДС в отношении фактически оплаченных услуг по перевозке, но при наличии счета-фактуры.

Сумму уплаченного при приобретении проездного билета НДС, не подлежащую вычету, организация, по нашему мнению, не сможет учесть и в налоговом учете. Поясним.

Согласно п. 1 ст.

 170 НК РФ суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав, если иное не установлено положениями главы 21 НК РФ, не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, за исключением случаев, предусмотренных п.

 2 ст. 170 НК РФ. При этом нормы п. 2 ст. 170 НК РФ в данном случае не подлежат применению, а иные нормы главы 21 НК РФ не устанавливают для организации исключений из правила, установленного п. 1 ст. 170 НК РФ (смотрите также письмо Минфина России от 19.03.2012 N 03-03-06/4/20).

Налог на прибыль организаций

Объектом налогообложения по налогу на прибыль (далее – Налог) для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, признается прибыль, которая определяется как разница между полученными ими доходами и величиной произведенных расходов, определяемых в соответствии с главой 25 НК РФ (п. 1 ст. 247 НК РФ). Соответственно, налоговой базой по Налогу для указанной категории налогоплательщиков признается денежное выражение прибыли, определяемой как разница между полученными ими доходами и произведенными расходами (п. 1 ст. 274 НК РФ).

Согласно п. 1 ст.

 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы, в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика, подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

Расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, могут быть учтены налогоплательщиками в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Как отмечается в письме Минфина России от 21.12.2007 N 03-03-06/1/884, перечень командировочных расходов, предусмотренный указанной нормой, является закрытым.

Нормы НК РФ не уточняют, могут ли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ учитываться расходы, связанные с приобретением не использованного и не возвращенного командированным работником проездного билета.

Источник: https://garant-victori.ru/neispolzovannomu-biletu-v-bukhgalterskom-i-nalogovom-uchete

Посадочные талоны в авансовом отчете

Сотрудник потерял жд билет как провести авансовый отчет

» Бухгалтеру » Авансовый отчет билеты

Авансовый отчет билеты

Вернуться назад на Авансовый отчет

При оформлении авибилетов в электронном виде, следует руководствоваться письмом Минфина России № 03-03-07/15219. В нем Минфин указал, какие документы должна иметь компания для подтверждения расходов на перелет в электронном виде.

Оправдательными документами для составления авансового отчета при подтверждении расходов для налогообложения прибыли по электронному билету в этом случае служат следующие:

— маршрут/квитанция авиабилета, оформленная на бумажном носителе, где указывается стоимость авиаперелета;
— посадочный талон, с помощью которого подтверждается факт перелета лица по маршруту, указанному в электронном авиабилете (письмо Минфина России № 03-03-06/1/515).

Как быть, если в маршрут/квитанции отсутствует часть реквизитов?

Из командировки без посадочного талона

Можно ли принять такой билет к учету?

Как считает Минфин, нельзя. Он указывает, что в маршрут/квитанции должны обязательно содержаться данные о стоимости перелета и форме оплаты.

Свою позицию они подтверждают тем, что маршрут/квитанция электронного билета — это документ строгой отчетности и предназначен для осуществления наличных денежных расчетов, либо расчетов платежными картами, без применения ККТ (контрольно-кассовой техники) (пп. 2 п.

1 приказа Минтранса России № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»).

Таким образом, маршрут/квитанция должна содержать следующие обязательные реквизиты:

— уникальный номер электронного билета; — дата оформления; — сведения о пассажире; — номер рейса; — наименование перевозчика; — дата и время отправления; — тариф; — форма оплаты; — наименование аэропортов/пунктов отправления; — итоговая стоимость перевозки;

— класс и код статуса бронирования.

Для подтверждения расходов, по мнению Минфина, компания должна иметь не только маршрут/квитанцию с указанием всех реквизитов, но и посадочный талон. Помимо этого, подотчетное лицо должно предоставить еще и документы, подтверждающие оплату электронного билета.

Чиновники делают акцент именно на указании в маршрут/квитанции стоимости перелета и формы оплаты. Непонятно, почему именно эти реквизиты они выбрали основными.

Таким образом, для подтверждения расходов на перелет по авиабилету для целей налогообложения прибыли, являются следующие документы:

— маршрут/квитанция авиабилета; — посадочный талон;

— подтверждающие оплату билета документы

Командировочные расходы на перелет без посадочного талона не списать

Не так давно Минфин заявил, что для подтверждения расходов на авиаперелет командированного работника одного только авиабилета недостаточно. По мнению чиновников, без посадочного талона в подобных ситуациях учесть затраты при расчете налога на прибыль нельзя. Между тем данное категоричное заявление… далеко не бесспорно.

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса (далее — Кодекс) можно учесть расходы на командировки, к коим в том числе относятся затраты на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

В то же время нельзя забывать о том, что для целей налогообложения прибыли признаются только расходы, которые соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 Кодекса. Согласно данной норме расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под обоснованными понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

В свою очередь, под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

К ним относятся в том числе таможенные декларации, приказы о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Как бы там ни было, в любом случае расходы на проезд работника к месту командировки и обратно требуют документального подтверждения. При этом в соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. N 749), документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли является авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами.

Расходы на авиаперелет: идеальный пакет документов

Осталось только разобраться, что понимается под “должным образом оформленными оправдательными документами”, которые необходимы для списания расходов на авиабилет, приобретенный для командированного сотрудника. Для этого, в первую очередь, обратимся к Приказу Минтранса от 28 июня 2007 г.

N 82 “Об утверждении Федеральных авиационных правил “Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей”.

Пунктом 84 данных Правил установлено, что при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна.Таким образом, именно из посадочного талона видно, кто и куда летел.

Соответственно, он должен быть включен в пакет документов, подтверждающих, что командированный сотрудник действительно совершал перелет к месту командировки и обратно.Также необходимо учесть, что авиабилет можно купить обычный или же электронный. Согласно Приказу Минтранса от 8 ноября 2006 г.

N 134 маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и ИП наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Соответственно, в идеале в зависимости от того, в какой форме приобретен авиабилет (в документарной или бездокументарной), оправдательными документами будут:1) непосредственно авиабилет или сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;2) посадочный талон, который подтверждает, что командированный сотрудник совершил перелет по данному авиабилету.

Минфин в Письме от 1 сентября 2016 г. N 03-03-07/50992 особо подчеркнул, что посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс. Поэтому документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки является не только авиабилет, но и посадочный талон. Сам по себе авиабилет не доказывает, что сотрудник куда-либо летал.

“Посадочные” альтернативы

Проблема в том, что посадочный талон, на наличии которого так настаивает Минфин, командированный сотрудник может и утратить (потерять, испортить и т.п.). Означает ли это, что при его отсутствии можно поставить крест на возможности списать расходы на авиаперелет? Конечно же нет. Причем в подобных ситуациях есть даже несколько способов решения проблемы.

Во-первых, в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, для целей налогообложения прибыли может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем. Это в том числе подтверждает и Минфин (см. Письма Минфина от 18 мая 2015 г. N 03-03-06/2/28296, от 7 июня 2013 г.

N 03-03-07/21187, от 27 февраля 2012 г. N 03-03-07/6 и т.д.).

Во-вторых, из положений п. 1 ст. 252 Кодекса следует, что расходы могут подтверждаться в том числе документами, косвенно подтверждающими произведенные траты (см., напр., Письмо Минфина от 2 апреля 2014 г. N 03-03-РЗ/14597).

На самом деле посадочный талон подтверждает, что командированный сотрудник совершил перелет к месту командирования и обратно.

Если потерян посадочный талон – как отчитаться?

Косвенно же это могут подтвердить документы, подтверждающие его направление в командировку, плюс документы, которые засвидетельствуют, что он проживал в месте командирования, отчет о командировке, а если организация продолжает использовать командировочные удостоверения, то и отметки о прибытии/убытии из командировки, проставленные принимающей командированного сотрудника стороной.В принципе оба названных варианта позволяют “оправдать” расходы на авиаперелет при утере оригинала посадочного талона. Хотя второй вариант с точки зрения риска возникновения претензий со стороны налоговых органов кажется более рискованным. Безопаснее получить справку от авиаперевозчика, которую можно рассматривать как равнозначную замену посадочного талона.

В завершение отметим, что в случае, если компания возместит сотруднику расходы на приобретение авиабилета в отсутствие посадочного талона (справки от перевозчика и т.п.), помимо всего прочего с этой компенсации придется удержать НДФЛ и включить ее в базу по страховым взносам (п. 3 ст. 217 НК, ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ).

Сегодня количество реализованных электронных билетов во многих авиакомпаниях достигает 95 процентов от общего объема продаж, а некоторые перевозчики и вовсе отказались от выписки билетов на бумажном носителе. Это не удивительно, ведь такая форма приобритения билета позволяет существенно сократить время на подготовку к деловой поездке.

Однако, в связи с этим возникает вопрос о том, можно ли отчитаться за командировку электронным билетом, как это сделать и какие документы при этом необходимо прикрепить к отчету о поездке. А если учесть тот факт, что с 01 июня 2008 все авиакомпании, выполняющие полеты за рубеж, обязаны продавать только электронные билеты, то вопрос отчетности становится еще более актуальным.

Все изменения, связанные с приобретением электронных билетов, описаны а специальном письме Министерства финансов России от 17 июля 2007 года №03-03-06/4/99, где четко прописан порядок предоставления необходимой документации для отчета по командировке с использованием электронного билета. В нем говориться, что для оправдания своих расходов, связанных с деловой поездкой, необходимо:

  • Предъявить, распечатанную на принтере маршрутную квитанцию (электронный билет), а также, выданный в аэропорту посадочный талон;
  • Маршрутная квитанция (itinerary receipt) будет прислана на адрес электронной почты, указанный при бронировании авиабилета, после его оплаты. Согласно правилам, распечатывать квитанцию нужно не только для отчетности, но и для того, чтобы в случае необходимости предъявить ее на стойке регистрации сотруднику авиакомпании.
  • Посадочный талон будет Вам выдан в аэропорту вылета после регистрации на рейс.Это доказательство совершенного Вами перелета. Кроме того, талон будет Вам необходим для посадки в самолет, поэтому постарайтесь его не потерять. К тому же, в отличие от распечатки электронного билета, которую не всегда спрашивают при сдаче отчетности, посадочный талон обязательно Вам потребуется.
  • Если Вы приобретаете электронный билет на поезд, то для подтверждения поездки будет необходимо получить посадочный талон в железнодорожной кассе. Его можно прикрепить к отчету для бухгалтерии. Также можно распечатать реквизиты билета из истории ваших поездок на сайте РЖД.

Источник: https://obd2bluetooth.ru/posadochnye-talony-v-avansovom-otchete/

Что делать бухгалтеру, если сотрудник направленный в командировку, потерял билет? – Бухгалтерские услуги

Сотрудник потерял жд билет как провести авансовый отчет

Огромное количество ситуаций, когда сотрудники приходят к бухгалтеру с вопросом: “Что делать?”

Работник, направленный в командировку, может неожиданно для себя потерять, например, билеты или чеки ККМ. Как известно, эти документы подтверждают командировочные расходы, и их наличие обязательно для целей налогового учета.

Проезд подтвердит и заявление

Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами, исключение составляют только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие документы, подтверждающие израсходованные суточные к авансовому отчету прилагать не надо.

Другое дело затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа или железнодорожные билеты. Но что же делать, если работник потерял билет? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации для предприятия и для работника будет иметь определенные налоговые последствия.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд, скорее всего, не получится. Дело в том, что согласно пункту 19 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 о служебных командировках, оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – Инструкция № 62).

Другими словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно:

  • самолетом–места эконом-класса;
  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – соответственно, нет и документального подтверждения, которое является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК).

Согласно статье 217 Налогового кодекса НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.

Дубликат может обосновать расходы

Далее, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы по проезду, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.

Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.

Кроме того, на наш взгляд, со стоимости компенсации за утерянные авиабилеты, даже если нет поименованных выше документов, НДФЛ можно не удерживать. Дело в том, что при посадке в самолет работник получает посадочный талон. Если он не был потерян вместе с билетом, то вполне может послужить документом, подтверждающим, что работник перелетал к месту командировки и обратно.

Универсальный вариант.

Это вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того Инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ. Образец бухгалтерской справки –прилагаем.

Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.

И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат. Кроме того, премию производственного назначения можно будет учесть в налоговых расходах.

см. пример составления документа “БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА-РАСЧЕТ”

Источник: https://gm-b.ru/chto_delat_bukhgalteru_yesli_sotrudnik_napravlennyy_v_komandirovku-_poteryal_bilet/

Институт права